Travel Risk Management: perché è importante

Scenario

La pandemia ha messo al centro delle organizzazioni l’importanza della salute. In particolare, le organizzazioni il cui business preveda trasferte e contatti umani sono alle prese con il Travel Risk Management che è diventato un fattore quanto mai importante e delicato, anche se non se ne parla a sufficienza.

Ogni organizzazione, oggi più che mai, deve mettere al centro delle proprie decisioni un’attenta analisi dei rischi di viaggio/trasferta valutando, volta per volta, rischi naturali, pandemici, malattie e infortuni, rischi dati da instabilità sociale e violenza, da criminalità, sequestri e attentati terroristici. Ne consegue che è fondamentale e strategico, per la continuità operativa e la resilienza organizzativa, implementare un sistema di Travel Risk Management per i propri dipendenti.

La responsabilità legale e morale di un’azienda di prendersi cura dei propri dipendenti, in viaggio o trasferta, è nota come Duty of care, i.e. “dovere di diligenza”. Qualsiasi entità aziendale è tenuta a dimostrare di aver adempiuto adeguatamente al proprio Duty of care nel caso in cui si verifica un incidente in fase di viaggio/trasferta.

Mai come in quest’ultimo anno avere una politica di Duty of care è responsabilità anche delle piccole-medie imprese; essa è diventata una conditio sine qua non quale componente imprescindibile della politica delle organizzazioni. La politica di Duty of care non solo aiuta a evitare problemi, ma, anzi, migliora il modo in cui i dipendenti si auto-rapportano con l’organizzazione stessa.

Travel Risk Assessment

Un Travel Risk Assessment è fondamentale per adempiere agli obblighi del Duty of care. L’obiettivo del Travel Risk Assessment è identificare eventuali minacce un dipendente potrebbe affrontare durante un viaggio/trasferta, considerando il fatto che i rischi di viaggio/trasferta sono in continua evoluzione e la valutazione deve considerare tutti gli aspetti, dalla perdita di un volo a una pandemia globale.

L’organizzazione, attraverso un attento Travel Risk Assessment, sarà in grado di formulare le politiche e le procedure atte a ridurre, ove possibile, questo rischio. Inoltre, un assessment ben eseguito e comunicato rassicura il dipendente in viaggio/trasferta oltre a garantire la sicurezza di sapere cosa fare in caso di situazioni critiche. Inoltre, l’organizzazione si assicura, a sua volta, che il dipendente sia consapevole delle potenziali minacce e stabilisce politiche per mitigarle.

Monitoraggio dell’itinerario dei dipendenti

La tecnologia è stata una leva potente di cambiamento nel settore dei viaggi d’affari, fornendo programmi di monitoraggio degli itinerari: le app di tracciamento della posizione sono ovunque intorno a noi e, sebbene la maggior parte di esse si concentri sulla condivisione della propria posizione con amici e familiari, alcune di esse sono state progettate per consentire ai datori di lavoro di monitorare gli spostamenti di viaggio/trasferta della propria forza lavoro da remoto, per poterli localizzare in caso di pericolo.

La formazione dei dipendenti

Dopo aver valutato tutti i rischi, è il momento di trasmettere parte di questa conoscenza ai propri dipendenti ed addestrarli a discernere tra ciò che è e non è un rischio da assumere durante un viaggio/trasferta di lavoro; pertanto, la formazione si concentra principalmente sulla prevenzione poiché spesso è più facile evitare una situazione pericolosa che risolverla e, al contempo, istruire sé stessi e gli altri, su come rispondere, genera competenza e può salvare la vita di un viaggiatore in una situazione critica.

Normative a cui adempiere in qualità di datore di lavoro

L’offerta di località in cui viaggiare risulta oggi molto ridotta a causa della pandemia. Tuttavia, in questo scenario – soprattutto per le aziende internazionali che impiegano all’estero un gran numero di lavoratori- aumenta considerevolmente la probabilità di vedere i propri dipendenti coinvolti in situazioni di crisi e incidenti di ogni tipo. SI aggiunga che la problematica del Travel Risk Management non è ancora sufficientemente affrontata e sono ancora molte le aziende – soprattutto le PMI – che non hanno adottato in maniera omnicomprensiva un approccio di sicurezza a protezione dei propri dipendenti in viaggio/trasferta o in servizio all’estero (per i quali, in particolare vedi avanti il D.lgs. 15 settembre 2015, n. 151 Articolo 18). Senza contare il fatto che, oggigiorno, è quanto mai necessario per le organizzazioni essere in grado di gestire le numerose implicazioni legali alla gestione dei viaggi/trasferte e risultare conformi alle normative vigenti, quali:

lgs. 81/08 – Testo unico sulla salute e sicurezza sul lavoro che impone al datore di lavoro di formare ed informare il proprio personale su tutti i possibili rischi ai quali essi potrebbero andare incontro, includendo anche i cosiddetti rischi atipici esogeni, cioè quelle tipologie di rischio che non trovano origine nelle mansioni svolte.

Di qui la necessaria redazione del Documento di Valutazione dei Rischi (DVR) da parte del datore di lavoro in collaborazione con il medico competente e il servizio di prevenzione e protezione dei rischi. L’organizzazione, se il caso, deve opportunamente valutare consulenze di terze parti, esperte di sicurezza a diversi livelli e con formazione specifica. Tale documento deve fornire informazioni in conformità alla tipologia ed alla destinazione di viaggio connessa alla tipicità dell’attività, tra cui: valutazione del tipo di rischio prevedibile; rimando alla valutazione specifica per ciascuna missione; misure di mitigazione adottate; piano di emergenza/recupero in caso il lavoratore si trovi in difficoltà.

2087, Codice Civile – recita che l’imprenditore deve adottare le misure che, secondo la particolarità del lavoro, l’esperienza e la tecnica, sono necessarie a tutelare l’integrità fisica e la personalità morale dei lavoratori. Si tratta di garantire il rispetto del complesso delle disposizioni o misure necessarie anche secondo la particolarità del lavoro, l’esperienza e la tecnica, per evitare o diminuire i rischi professionali nel rispetto della salute della popolazione e dell’integrità dell’ambiente esterno.
lgs. 8 giugno 2001, n. 231/01 recita:

Articolo 4 –Reati commessi all’estero, comma 1: “[…] gli enti aventi nel territorio dello Stato la sede principale rispondono anche in relazione ai reati commessi all’estero […]”;

Articolo 25-septies “Omicidio colposo o lesioni gravi o gravissime commesse con violazione delle norme sulla tutela della salute e sicurezza sul lavoro”.

lgs. 15 settembre 2015, n. 151 Articolo 18 –Condizioni di lavoro dei lavoratori italiani da impiegare o da trasferire all’estero recita:

Il contratto di lavoro dei lavoratori italiani da impiegare o da trasferire all’estero prevede:

un’assicurazione per ogni viaggio di andata nel luogo di destinazione e di rientro dal luogo stesso, per i casi di morte o di invalidità permanente;
il tipo di sistemazione logistica;
idonee misure in materia di sicurezza.»

Pertanto, l’attività di Travel Risk Assessment risulta fondamentale e strategica per la salvaguardia della sicurezza sul lavoro e rappresenta un obbligo esclusivo, personale e non delegabile, di cui il datore di lavoro è responsabile.

Ecco perché risulta fondamentale la predisposizione di un sistema di Travel Risk Management in grado di far fronte alle molteplici minacce potenzialmente impattanti sul viaggiatore. Se l’azienda o l’ente non dispongono di una unità di crisi attivabile in caso di emergenza – che comprenda soggetti con competenze adeguate (anche solo per gestire la comunicazione) – è necessario assicurarsi preventivamente l’assistenza di servizi internazionali specializzati e di Travel Security Operation Center in grado di monitorare, analizzare ed informare il personale in viaggio/trasferta o in servizio all’estero di ciò che accade nel mondo con news e alert mirati. Ricevere informazioni e aggiornamenti (in termini di manifestazioni, scioperi e chiusura delle ambasciate e attentati terroristi) rende chi è in viaggio/trasferta o in servizio all’estero consapevole di ciò che accade intorno a sé e permette di poter evitare eventuali aree a rischio.

Ne consegue che diventa necessario garantire un adeguato monitoraggio del luogo/Paese di destinazione in termini di:

Instabilità politica – questo aspetto può influire sui programmi di viaggio o trasferta e mettere in pericolo i viaggiatori dato che i viaggi d’affari, verso e all’interno di aree politicamente instabili, richiedono un’attenta pianificazione basata su consigli e informazioni aggiornati consultando ad esempio il sito web di preposte Istituzioni (il sito della Farnesina, che pubblica consigli di viaggio per tutti i paesi ed informazioni in termini di sicurezza e protezione, compreso il livello di minaccia terroristica).

Igiene e salute – nonostante sia difficile prevedere i problemi di salute, è possibile pianificare in anticipo come gestirli verificando previamente:
- Minacce per la salute e malattie: i viaggiatori dovranno completare tutti i corsi di vaccinazione necessari per il paese prima di mettersi in viaggio.
- Disponibilità di assistenza sanitaria, assicurandosi che i propri viaggiatori sappiano dove possono ottenere assistenza medica in caso di bisogno.
- Sicurezza alimentare e idrica: ricordarsi che alcune parti del mondo potrebbero non avere gli stessi standard igienici di casa. I viaggiatori possono ridurre il rischio di disturbi intestinali attenendosi ad abitudini alimentari e alcoliche sicure, evitando il cibo di strada ed optando per l’acqua in bottiglia invece dell’acqua del rubinetto.

Sicurezza degli alloggi – Gli hotel & residence sono tipici obiettivi per i ladri, per cui è utile osservare alcuni suggerimenti “chiave” per la propria sicurezza, quali:
- Conoscere le misure di sicurezza dell’alloggio in cui ci si trova, i.e. se la reception è aperta 24 ore al giorno, esaminare l’area circostante utilizzando, ad esempio, Google Street View, ecc.
- Non prenotare una stanza al piano terra: queste stanze sono più suscettibili alle effrazioni.
- Abituarsi ad apporre il cartello “non disturbare” sulla porta quando non si è in stanza.
- Conoscere il piano di uscita di emergenza: non appena si arriva in camera, dedicare qualche minuto per esaminare la mappa delle uscite di emergenza e individuare dove si trovano.

Appaltatori di terze parti – Gli obblighi di assistenza di un’azienda si estendono anche agli appaltatori di terze parti e ad altre persone verso le quali l’organizzazione ha responsabilità. Si consiglia di utilizzare solo terze parti di fiducia selezionandole da un elenco approvato ed effettuando i debiti controlli approfonditi, in particolare quando si opera all’estero.

Sicurezza del dipendente di sesso femminile – Le donne che viaggiano per lavoro hanno maggiori probabilità di affrontare dei rischi rispetto ai loro colleghi maschi. Secondo un rapporto del 2018 pubblicato dalla Global Business Travel Association (GBTA) e dalla compagnia assicurativa AIG, l’83% delle donne ha avuto problemi di sicurezza durante viaggi di lavoro. Nonostante ciò, solo il 18% delle politiche di viaggio si rivolge specificamente alla sicurezza femminile. Pertanto, le organizzazioni, per adempiere adeguatamente i loro requisiti di Duty of care, devono assicurarsi che le loro dipendenti siano state debitamente formate ad affrontare i rischi che possono incontrare durante i viaggi di lavoro.

Viaggi/trasferte di lavoro post lockdown

Quando le misure di contenimento della pandemia inizieranno a rallentare, saranno preziose le esperienze che ne saranno maturate. Di seguito alcuni spunti pratici che possono servire per attuare politiche e procedure strategiche per il prossimo futuro:

Essere preparati a requisiti e restrizioni di viaggio in base al Paese di destinazione, monitorando altresì, le restrizioni che potrebbero variare tra città e città all’interno dello stesso Paese.
Pianificare i viaggi per zone geografiche, allineando i piani aziendali con la riapertura del Paese o delle città di destinazione.
Verificare se le procedure automatizzate di approvazione viaggi (ove implementate) siano sufficientemente agili e flessibili, facilitando – ad esempio – le pre-approvazioni senza alcuna burocrazia aggiuntiva.
Rivedere le politiche e le procedure di salute e sicurezza in riferimento a compagnie aeree, hotel e trasporti terrestri, assicurandosi che i propri fornitori abbiano pratiche di sicurezza ed igiene chiare oltre ad essere in possesso delle relative certificazioni rilasciate da organizzazioni accreditate per la sicurezza sanitaria.
Alimentare la fiducia dei dipendenti e la sicurezza informatica assicurando opzioni di viaggio specifiche al contesto, flessibili, dinamiche e adattabili all’interno della politica dell’organizzazione.
Rivalutare le aspettative di viaggio, ad esempio viaggi essenziali rispetto a viaggi non essenziali o il numero di dipendenti autorizzati a viaggiare in qualsiasi momento.
Riaggiornare i dati del viaggiatore e di viaggio e modalità di comunicazione, considerando che la “nuova normalità” dei viaggi d’affari sarò caratterizzata da una serie di variabili complesse, come il cambiamento dei requisiti di ingresso nel paese. Sarà quindi fondamentale per le aziende essere in grado di comunicare dati precisi in modo tempestivo.

Conclusioni

La sicurezza dei viaggi/trasferte aziendali, e in particolare, le politiche del Duty of care, sono aree che tutti gli attori preposti nelle organizzazioni – i.e. i Travel Manager, Risk Manager, Security Manager, Business Continuity Manager, amministratori o team delle Risorse Umane – dovrebbero conoscere e costituiscono il punto di partenza del Travel Risk Management.

I Travel Risk sono quanto mai dinamici: cambiano costantemente da Paese a Paese, in base al periodo dell’anno, al clima geo politico e altro ancora, come nel caso della pandemia; pertanto, risulta importante e strategico monitorare ed aggiornare Travel Risk Assessment e intercettare nuovi rischi determinati dall’evoluzioni dei contesti/scenari.

Ne consegue che le organizzazioni, solo attraverso un sistema integrato di Travel Risk Management, saranno in grado di definire: processi operativi riferiti all’organizzazione del viaggio; analisi del rischio; definizione di regole e livelli di sicurezza; informazione e formazione adeguate; organizzazione delle contromisure specifiche; gestione operativa della permanenza all’estero ed eventuale rimpatrio anticipato; debriefing delle trasferte maggiormente critiche; procedure di supporto.

Altrettanto strategico e fondamentale sarà garantire l’elaborazione di contenuti ad hoc della campagna di comunicazione interna di “Travel Safety & Security” per informare adeguatamente ed innalzare il livello di consapevolezza di sensibilizzazione del personale e degli stakeholder dato che le organizzazioni devono essere proattive nella pianificazione di una crisi.

Anche se ora i viaggi d’affari sono limitati – a fronte delle misure di contenimento della pandemia – le aziende dovranno, nei prossimi mesi, concentrarsi nuovamente sulla crescita. In un mondo post-COVID-19, ci sarà ancora bisogno di viaggiare per garantire la sopravvivenza delle organizzazioni e, per prepararsi a questo nuovo mondo di viaggi/trasferte d’affari, sarà essenziale trarre insegnamento dalla pandemia.

Le organizzazioni dovranno dimostrare il loro impegno nei confronti del Duty of care, infondendo anche fiducia nei dipendenti riguardo a viaggi/trasferte sicuri per affari in futuro. La comunicazione svolgerà un ruolo strategico e fondamentale per mostrare come l’organizzazione sta facendo le cose nel “modo giusto”. Solo quelle organizzazioni che saranno in grado di ottenere un vantaggio nell’implementazione della giusta strategia di Travel Risk Management saranno nella posizione migliore per consentire il riavvio sicuro e fiducioso dei viaggi di lavoro il prima possibile, garantire che i loro dipendenti siano protetti, garantendo la continuità aziendale e la resilienza organizzativa con indubbi vantaggi sulla concorrenza.

Articolo a cura di Federica Maria Rita Livelli

Profilo Autore

Federica Maria Rita Livelli

Certificata in Risk Management (FERMA/ANZIIF certificazioni Iso 3100:2018) & Business Continuity (AMBCI Certification – BCI, UK; CBCP Certification – DRI, Usa), svolge consulenze in Risk Management & Business Continuity oltre ad effettuare un’attività di diffusione e sviluppo della cultura della resilienza presso varie istituzioni e università italiane e straniere. Ricopre anche il ruolo di Training Director presso BeDisruptive Consulting.

Membro de:
· ANRA (Associazione Nazionali Risk Manager & Responsabili Assicurazioni Aziendali) – Membro Comitato Direttivo
· BCI, UK (Associazione Internazionale Business Continuity & Resilience) – Membro del Conduct Committee
· BCI CYBER RESILIENCE SIG – Board Member
· CLUSIT (Associazione Italiana per la Sicurezza Informatica) - Membro Comitato Scientifico e Gruppo CLUSIT AIXIA
· ENIA (- Ente Nazionale per l’Intelligenza Artificiale) - Membro Comitato Scientifico
· FERMA (Federation of European Risk Management Associations) – Membro of Digital Committee
· UNI (Ente Nazionale Italiano di Normazione) - Rappresentante per ANRA al Comitato Tecnico UNI/CT 016/GL 89 "Gestione dell'innovazione" (ISO/TC 279) (Commissione Tecnica -UNI/CT 016 "Gestione per la qualità e metodi statistici")

Speaker in numerosi seminari e convegni nazionali ed internazionali in riferimento a tematiche di Business Continuity & Risk Management, Resilience , Change Management, Innovazione, Cyber Security, Facility Management & Procurement e Artificial Intelligence

È altresì autrice di numerosi articoli inerenti alle tematiche di Risk Management & Business Continuity, Cybersecurity e Resilience pubblicati da diverse riviste italiane e straniere. Co-autrice de: Report 2020-2021-2022 -2023-2024 CLUSIT-Cyber Security e de “Lo stato in Crisi” ed. Franco Angeli.