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La Procedura per Organizzare un Evento Pubblico

Nel periodo estivo sono veramente numerose le manifestazioni che si svolgono all’aperto, su aree pubbliche (vie, piazze, spiagge, ecc.), quali: concerti; sagre; sfilate di moda; gare sportive, ecc.

Si tratta di iniziative o manifestazioni che si possono definire, a seconda dei casi o modalità di svolgimento, come dei pubblici spettacoli o dei pubblici intrattenimenti.

Con la denominazione di “pubblici spettacoli” si intendono, comunemente, tutte quelle azioni di persone, o di persone e cose insieme, che vengono fatte per divertire od allietare tutti coloro che vi assistono, senza però parteciparvi attivamente.

I “trattenimenti pubblici” invece, possono essere identificati in tutte quelle riunioni di persone che sono organizzate a scopo di divertimento alle quali, di solito, partecipa attivamente il pubblico presente, come avviene, ad esempio, in una festa da ballo che si organizza in una piazza pubblica e, chi vi assiste, se vuole, può partecipare liberamente al ballo.

La distinzione alla quale si è accennato non ha, peraltro, importanza pratica, in quanto la legge considera sempre, alla stessa stregua, sia gli spettacoli che i trattenimenti pubblici. Organizzare uno spettacolo od un trattenimento pubblico significa, in buona sostanza, organizzare ed offrire al pubblico un’occasione di divertimento e svago, a pagamento o gratuitamente.

Per organizzare una manifestazione pubblica, un evento, un concerto, è necessario affrontare numerose difficoltà burocratiche e pratiche.

Vediamo di capire quali siano le incombenze più importanti per poter organizzare un bell’evento, che porti tanta gente, che sia sicuro per la sua buona riuscita, e che sia predisposto secondo le regole vigenti.

Innanzitutto, è necessario interfacciarsi con il Comune ove si vuole organizzare l’evento.

L’accesso al Comune è lo Sportello Unico Attività Produttive (SUAP); quindi, tutta la documentazione dovrà essere presentata, telematicamente, a questo ufficio.

E’ necessario fare immediatamente una distinzione tra eventi nei quali si dichiara la partecipazione di meno di 200 persone e che termineranno entro la mezzanotte della medesima giornata di inizio, e tutti gli altri eventi: nel primo caso, l’organizzatore dovrà presentare al SUAP una semplice Segnalazione Certificata di Inizio Attività (SCIA), e, da un punto di vista tecnico, sarà sufficiente una relazione tecnica di un professionista, che attesti le condizioni di sicurezza della manifestazione, e che il montaggio di tutti gli apparati verrà eseguito a regola d’arte; nell’altro caso, invece, da un punto di vista amministrativo, sarà necessario ottenere dal Comune apposita autorizzazione per manifestazione di pubblico spettacolo, a norma dell’articolo 68, TULPS, e, da un punto di vista tecnico, sarà necessario, ai fini del rilascio dell’autorizzazione, richiedere la convocazione della Commissione di Vigilanza Comunale per i Pubblici Spettacoli e ottenere il suo parere favorevole, a norma dell’articolo 80, TULPS, e dell’articolo 141, regolamento TULPS.

Se la manifestazione si svolge, come accade di solito, su suolo pubblico, è necessario anche il pagamento del relativo canone di occupazione di suolo pubblico, a meno che il Comune non rilasci il patrocinio all’evento, nel qual caso si è esenti dal pagamento del COSAP.

Da giugno 2017, l’organizzatore dell’evento deve confrontarsi anche con la famosa Circolare Gabrielli, in materia di Safety e Security: per cui, sarà necessario presentare al SUAP anche il piano di emergenza della manifestazione nel quale dovranno essere indicati, in particolare, la tipologia dell’evento; le caratteristiche della location; la capienza massima del luogo ove si terrà la manifestazione e il numero di partecipanti previsto; l’individuazione delle vie di fuga, a norma del decreto Ministero dell’Interno 19 agosto 1996, che dovranno essere chiaramente segnalate con appositi cartelli; le dotazioni di personale e di attrezzature e mezzi per il rischio incendio e per l’assistenza sanitaria; le modalità di sbarramento degli accessi e delle uscite.

Al fine di determinare una valutazione reale, viene in ausilio il c.d. algoritmo di Maurer, ormai tutti i Comuni sono dotati di questa modulistica, e che verrà consegnata all’organizzatore dell’evento per la sua compilazione e restituzione al SUAP. L’algoritmo di Maurer nasce come metodo sviluppato per la valutazione dei rischi in grandi eventi: detto algoritmo è in grado di determinare, anche se in maniera empirica, il potenziale pericolo di un evento (tenendo conto di diversi criteri che possono influenzare l’inclinazione al rischio) e l’eventuale dimensione del dispositivo di soccorso necessario.

Da un punto di vista burocratico, è necessario confrontarsi con il Comune competente relativamente al disposto dell’articolo 22, comma 3-bis, decreto legge n. 50/2017: tale norma ha introdotto l’obbligo per i privati organizzatori o promotori di un evento pubblico, per le attività di sicurezza e fluidità della circolazione stradale necessarie allo svolgimento di iniziative e attività di carattere privato, di farsi carico interamente delle spese del personale della Polizia Locale. Discende da tale obbligo a carico dei soggetti privati, l’impossibilità per il Comune di consentire lo svolgimento di eventi che comportino servizi di sicurezza e polizia stradale “necessari” a garantire lo svolgimento degli stessi eventi privati senza aver preventivamente disposto il versamento del corrispettivo da parte del promotore o organizzatore: a tal proposito molti Comuni hanno già provveduto a disciplinare tale materia con appositi regolamenti.

Per l’organizzazione di un evento pubblico è necessario, inoltre, tenere in considerazione la normativa sull’impatto acustico, di cui alla legge n. 447/95, D.P.R. n. 227/2011, e D.P.R. n. 59/2013.

In caso di utilizzo di impianti di diffusione sonora o di manifestazioni ed eventi con diffusione di musica o utilizzo di strumenti musicali, bisogna distinguere il caso in cui non si superino le soglie della zonizzazione acustica comunale dal caso di emissioni superiori ai limiti della zonizzazione: nella prima situazione è sufficiente una mera comunicazione ai fini dell’impatto acustico, da presentare al SUAP; nel caso di superamento dei limiti, sarà necessario ottenere apposita autorizzazione e, a tal fine, l’organizzazione dovrà presentare al SUAP apposita documentazione di impatto acustico redatta da un tecnico competente in acustica, con l’indicazione delle misure previste per ridurre o eliminare le emissioni sonore.

Raccolta, in tal modo, tutta la documentazione necessaria, consegnata al SUAP, e definito, così, l’aspetto burocratico per l’organizzazione della manifestazione, non resta che iniziare a organizzare, da un punto di vista pratico, la manifestazione: montare il palco e le attrezzature necessarie, nel rispetto del decreto interministeriale 22 luglio 2014, delimitare l’area interessata, individuare le vie di fuga e posizionare l’apposita segnaletica, attivare il personale sanitario e antincendio, attivare il personale necessario per la gestione della sicurezza all’interno della manifestazione (c.d. “steward”), e far sì che l’evento abbia un grande successo.

A cura di: Marco Massavelli

Marco Massavelli

Commissario Settore Operativo Polizia Locale Rivoli (TO) – Disaster Manager

Commissario Settore Operativo – Nucleo Operativo Territoriale – Polizia Locale Rivoli (TO).
Esperto di commercio, polizia amministrativa, circolazione stradale internazionale, protezione civile.
Laureato in giurisprudenza – Master in Disaster Management e Protezione Civile.
Autore di pubblicazioni e articoli per Case editrici, Riviste e Siti web di settore.
Docente e relatore in corsi di aggiornamento e convegni nazionali per le polizie locali

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